"קרוב רחוק" - כך תנהלו צוותים מרוחקים בעולם הגלובלי

מבט על הכלים והטכניקות לשיתוף-פעולה מקסימלי

בעשורים האחרונים השתנה העולם שלנו מן הקצה אל הקצה; הוא הפך לכפר גלובלי עם אמצעי תקשורת חוצי-גבולות ויכולת להגיע לאנשים במיקומים רחוקים תוך שבריר שניה ולתקשר עמם במהירות, בבהירות וביעילות. חברות רבות מנהלות צוותים במקומות שונים בעולם, וככלל, ישנה פתיחות רבה יותר לצורות עבודה אלטרנטיביות, דוגמת עבודה מהבית או עבודה תוך כדי תנועה.

בזכות השינוי, התפתחו כלים טכנולוגיים ומתודיים המיועדים לסייע לנו לנהל צוותים מרוחקים באופן אפקטיבי.

הנה כמה מהתועלות העיקריות שהכלים הללו נותנים לכם:

  • ניהול משימות יעיל וברור

כאן ניתן לבצע שימוש בכלים לניהול פרוייקטים דוגמת , Wrike , Monday Trello, Jira ו – Asana. בעוד שלכל פלטפורמה יש, כמובן, את המאפיינים, היתרונות הייחודיים והמגבלות שלה, כולן מסייעות לפשט ולייעל עבודת צוות מרובת-מיקומים, למקסם פונקציונליות ולטפל בגמישות גם בפרוייקטים גדולים ומסובכים, תוך התאמת המערכת לצרכי הארגון.

  • שמירה על המידע הארגוני שנצבר עם הזמן, אחסונו ואחזורו

גם כאן, השימוש בפלטפורמות כגון Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive ו- Slack מאפשר לאחסן, לשלוח, לשתף וגם לתת הערות ותיקונים על חומרים מקצועיים בנפחים גדולים – וכך לחסוך בזמן פגישות ולגשר על מרחקים גיאוגרפיים ופערים של אזורי זמן שונים. יתרונות נוספים בשימוש בסוג זה של פלטפורמות שיתוף קבצים הינם יכולת איחזור וחיפוש מהירה ושימושית על-פי פרמטרים שונים, וכמובן גם רמת אבטחה גבוהה מזו של דואר אלקטרוני המסייעת במזעור מקרים של זליגת תוכן עסקי ורגיש למשתמשים לא מורשים.

  • תקשור עם צוותים הנמצאים במיקומים גיאוגרפיים שונים

שלל תוכנות ואפליקציות התומכות ב-  Collaborative Team Messaging כגון:Zoom, Skype, Google Hangouts, Slack ו- Microsoft Teams, נוצרו על מנת לתמוך בתקשורת אפקטיבית ומהירה עם עמיתים מעבר לים, אם דרך הודעות טקסט או באמצעות שיחת וידאו.

ככלל, בכל תחום כדאי לבחור את הפלטפורמה המתאימה ביותר לאופי הארגון, לדרכי העבודה הייחודיות בו, ליכולת ההטמעה של העובדים, לפשטות ההפעלה, לאמינות ויציבות הפלטפורמה, וכן בהתאם על-פי יעילות וגמישות המערכת.

בנוסף, כדי למנף את הכלים שברשותכם בצורה האופטימלית, כדאי גם להקפיד על כמה כללים חשובים –

כללים חשובים לתכנון נכון ומהלך עבודה אופטימלי עם צוותים מרוחקים

✓       ניסיון בעבודה בסביבה גלובלית

גיוס מראש של עובדים בעלי ניסיון בעבודה בחברות גלובאליות עשוי לחסוך לכם במשאבים וכן בזמני הדרכה והטמעה

✓       מודעות לשוני תרבותי

חשוב להיות מודעים לפערי תרבות, מנהגים וחוקים המשתנים ממדינה למדינה. כך תוכלו לשפר את האינטראקציה בין העובדים, ואף למנוע משברים ואי הבנות עסקיות הנובעות מפערי תרבות או שוני בכללי התנהגות.

✓       הדרכה בין-תרבותית

מעבר למודעות ורגישות בעבודה עם צוותים מאזורים שונים בעולם, כדאי להדריך את המנהלים המקומיים על אורחות מדינות היעד. זאת על-מנת להבין את המנטליות והערכים המניעים את העובדים ואת העקרונות האתיים עליה מבוססת התרבות המקומית בכל מדינה.

✓       יצירת ערוצי תקשורת אמינים

ערוצי תקשורת חוצי-גבולות מאפשרים מעבר חלק ומסודר של תובנות, נתונים ואינפורמציה, ויכולים למזער חסמים הנובעים משוני בשפה או בתרבות. לכן חשוב כל-כך להטמיע את המערכת הנכונה ואת הכלים הטכנולוגיים המתאימים למקסום שיתוף-הפעולה בין צוותים מרוחקים.

בסופו של יום

יחד עם כלים טכנולוגיים וניהול נכון של שיתופי-פעולה מעבר לים, חשובה לא פחות יצירת תחושת השייכות של כל עובד לארגון לצד מהלכי שיתוף, תיגמול וקשב לצרכי העובד. הפרט "הקטן" הזה, במיוחד כשזה נוגע לניהול צוותים מרוחקים, יגדיל את שביעות הרצון אצל עובדיכם, יקטין חיכוכים אפשריים ויביא להובלת תהליכים אפקטיבית, זורמת ומוצלחת.

למידע נוסף על טכניקות לשיפור העבודה מול צוותים מרוחקים >