המדריך להוצאת אשרת עבודה לעובדים בחו"ל – כך תימנעו מקנסות וסירובים

המדריך להוצאת אשרת עבודה לעובדים בחו

ניהול הגירת עובדי החברה לחו"ל הינו חלק בלתי נפרד מהרחבת החברה למדינות יעד נוספות. אולם תכנון נכון של העסקת העובדים במדינה הזרה, ניודם המלא לתפקידם במדינת היעד החדשה, וליווי התהליך הביורוקרטי להוצאת ויזה ולעמידה בתנאי הרגולציה המקומיים – פעמים רבות מסתיים בבזבוז כספים, דחיית המעבר, ואף בדחיית הבקשה לניוד העובדים למדינת היעד.

במוקד תהליך העברת העובד למדינה חדשה עומדת הבקשה להנפקת אשרת עבודה עבור העובד. אמנם זהו רק חלק אחד מתהליך ה'רילוקיישן,' אך זהו שלב קריטי המהווה מכשול עבור חברות ישראליות רבות. לכן במדריך הקצר הזה סיכמנו את הצעדים ההכרחיים להנפקת אשרת עבודה עבור עובדים במדינה זרה ואת הסיכונים הכרוכים בתהליך שאינו מנוהל על-ידי הגורמים המקצועיים המומחים לכך. אז בואו נתחיל –

סיכונים בניהול בלתי מקצועי של בקשה לאשרת עבודה

הסיכונים בבקשת אשרת עבודה אשר אינה מנוהלת בצורה קפדנית ומקצועית עלולה להוביל לתרחישים גרועים בהרבה מדחייה או סירוב של אשרת עובד אחד. לעתים קרובות הצלחת החברה וצמיחתה בעולם הגלובלי תלויות בהתרחבותה אל מדינות זרות, ומה שנדמה כמו עיכוב ביורוקרטי בלבד, פעמים רבות מסתמן כהפסד משמעותי לצמיחה העסקית. חברות אשר מנהלות את תהליכי בקשת האשרה ללא ליווי מקצועי ומיומן עלולות להיתקל גם ב-

  • קנסות
  • הגבלת פעילות מסחרית
  • איסור פעילות מוחלט במדינת היעד
  • בזבוז כספים על ספקים מקומיים בלתי אמינים

לעתים קרובות חברות מתכננות את מהלך ההתרחבות סביב עובד או תפקיד מסוים, ומשקיעות זמן ומשאבים רבים בהכנה לקראת המהלך, הכוללת: הדרכות בין-תרבותיות, בניית מודלים עסקיים סביב התפקיד, יצירת קשרים עסקיים על בסיס ההתרחבות המיועדת, הכנת העובד ומשפחתו, וכן הלאה. ההכנות המרובות לעתים קרובות מסתמנות כבזבוז של זמן רב וכספים מיותרים, כאשר מתברר שלא ניתן כלל להוציא לעובד אשרת עבודה במדינת היעד. לכן ניהול נכון של תהליך 'רילוקיישן' חייב לכלול כבר בשלב מוקדם בתהליך (מיד לאחר בחירת העובד) טיפול מקצועי של בקשת אשרת עבודה לעובד.

צעדים הכרחיים להנפקת אשרת עבודה עבור עובדים במדינה זרה
1.      מיפוי והגדרה נכונים של התפקיד, החברה והעובד להוצאת הויזה הרלוונטית.

הצעד הראשון הוא מיפוי והגדרה נכונים של: הגדרת תפקיד העובד במידת היעד, אופי פעילות החברה ופרטים אישיים של העובד. הגדרה נכונה של כל אחד מהסעיפים הללו משפיעה על סוג הויזה המונפקת עבור העובד. על-מנת להימנע מסירוב או גרוע מכך- מאיסור מוחלט של פעילות החברה במדינת היעד, יש להקפיד להגדיר כהלכה את כל אחד מן הסעיפים הבאים:

א. הגדרת אופי פעילות החברה- בנוסף להגדרת פעילות החברה, יש להגדיר את מטרת הפעילות הספציפית במדינת היעד. לדוגמה, מעמדו של עובד הנשלח על-ידי החברה על-מנת להקים פעילות של החברה במדינת היעד שונה מהותית ממעמדו של עובד הנשלח מחברת האם לחברת הבת במדינת היעד, וסוג הויזה של העובד תשתנה בהתאם להגדרות אלו. הגדרה תקינה של סעיף זה תאפשר לחברה לענות על שאלות כגון מדוע אינה יכולה החברה להעסיק עובדים מקומיים.

ב. הגדרת תפקיד העובד- מטרת התפקיד משפיעה גם היא ישירות על סוג הויזה. עובדים המגיעים לפגישות לתקופה זמנית או על-מנת לרכוש ידע (לעתים קרובות יהיו מועמדים לקבלת Business Visa), מעמדם אינו זהה לאנשי מכירות המייצרים רווח, או אנשי שיווק וכדומה אשר מגיעים לתקופה ממושכת יותר (וייתכן ויהיו מועמדים לקבלת Work permit).

ג. אינפורמציה מדויקת אודות העובד- לפרטים כגון תארים אקדמיים, הכשרות מתחומי מומחיות שונים, ויזות קודמות, ביטוחים רפואיים ואף מצב משפחתי, ישנה השפעה על סוג ומתן האשרה.

 2.      מיקום הגשת הבקשה.

יש לבדוק היטב היכן העובד צריך לשהות על-מנת להגיש את הבקשה לאשרת עבודה- במדינת המוצא או במדינת היעד, וכמה זמן עליו לשהות במדינה על-מנת שיוכל לקבל את האשרה.

 3.      ליגליזציה ותרגום של תיעוד ומסמכים

בכל מדינה נדרשים מסמכים שונים להנפקת אשרת עבודה, הקשורים הן לחברה והן לעובד. איסוף החומרים משני הצדדים הינו תהליך ממושך שדורש לעתים קרובות הנפקה מחודשת של מסמכים ישנים על-ידי הרשויות במדינת המוצא של העובד. יש לשים לב לתיעוד מסודר ומתורגם על-ידי גורמים מוסמכים לכך, שכן כל עיכוב בקבלת המסמכים מהווה עילה לעיכוב משמעותי ואף סירוב הבקשה.

 4.      תקשורת ומידע עדכני אודות חוקי ההגירה המשתנים של מדינת היעד

לעתים קרובות התקשורת עם הרשויות המקומיות במדינת היעד דורשת התנהלות שוטפת בשפה זרה והיכרות מעמיקה עם חוקי הרגולציה בכל זמן נתון. היות ומדיניות ההגירה של מדינות רבות משתנה תכופות, תקשורת תדירה עם גורמים מקומיים היא הכרחית לחברות אשר אינן מתמצות בחוקים המקומיים.

 5.      תכנון זמנים נכון בהתאם לאופי בקשת הויזה

כל בקשה לאשרת עבודה נבחנת בהתאם להגדרות המוזכרות בסעיף 1, ולכן לכל בקשה לו"ז שונה בהתאם לתהליכים הכרוכים בה. לדוגמה, במידה ועל החברה להוציא Sponsorship certificate (כפי שנדרש בבריטניה למשל), אורך הבקשה לאשרה מתארך מיידית בשמונה שבועות. לכן זיהוי מראש של הקשיים בבקשת האשרה יאפשר תכנון זמנים נכון וניהול אפקטיבי של תהליך ה'רילוקיישן.' 

הדרך הטובה ביותר להימנע מקנסות, סירוב לבקשת אשרה או אף הגבלות על פעילות החברה במדינת היעד, היא ניהול מקצועי של תהליך בקשת אשרת עבודה על-ידי גורמים מומחים המיומנים לכך. ליווי נכון ומקצועי לא רק יוריד משמעותית את הסיכוי לכישלון תהליך ה'רילוקיישן,' אלא יבטיח תהליך אפקטיבי ומהיר יותר, ויאפשר לחברה להתמקד בשלבים חשובים נוספים בתהליך- הכנת העובד למעבר ותכנון עסקי של התרחבות החברה.

הכתובת של חברות ישראליות לטיפול בבקשות לויזות ואישורי עבודה בחו"ל, ולכל שירותי ההגירה בחברה, היא המומחים של Relocation Source.

רוצים לדבר עם המומחים שלנו? אנחנו כאן